Thay đổi trưởng Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Trưởng văn phòng đại diện chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi Trưởng văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện để đăng ký thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện.

Căn cứ pháp lý

• Luật doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký kinh doanh;
• Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT sửa đổi Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành

Quy trình thay đổi trưởng văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi

Hồ sơ thay đổi trưởng văn phòng đại diện gồm:

• Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-13, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (Phụ lục II-19, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương mà chưa cấp đổi sang Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Bản công chứng giấy chứng thực cá nhân của trưởng văn phòng đại diện mới: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc căn cước công dân.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi trưởng văn phòng đại diện

Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ.

Doanh nghiệp lựa chọn hình thức nộp trực tuyến trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cơ quan thực hiện thay đổi: Phòng đăng ký kinh doanh –Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh/ thành phố nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở chính.

Thời gian thực hiện: Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Phòng đăng ký kinh doanh thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Chú ý khi thay đổi trưởng văn phòng đại diện

• Trưởng văn phòng đại diện có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người khác được doanh nghiệp ủy quyền;
• Trường hợp trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài, ngay sau khi được cấp Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp thực hiện làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho trưởng văn phòng đại diện;
• Công ty cần lưu giữ các quyết định bổ nhiệm; hợp đồng lao động với trưởng văn phòng đại diện;
• Công ty thực hiện thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng văn phòng đại diện mới.