Thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích của công ty mẹ.

Ưu điểm của văn phòng đại diện có con dấu riêng và có giấy chứng nhận hoạt động riêng để phục vụ các hoạt động nội bộ của văn phòng đại diện. Mặt khác, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh các ngành nghề có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, vì vậy mà văn phòng đại diện cũng không phải chịu các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật. Văn phòng đại diện có thể thành lập trong cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với địa chỉ chính của công ty mẹ.

Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Đặc biệt, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn, ... thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.

Trong quá trình thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung như sau:

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

1. Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp (mẫu phụ lực nghị định 122/2020/NĐ-CP).

Nội dung của thông báo bao gồm:

Mã số doanh nghiệp;

Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty;

Tên văn phòng đại diện dự định thành lập:

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện:

Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng). Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

• Hợp đồng thuê văn phòng,
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
• Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê

Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện, người đại diện theo pháp luật của công ty

• Thông tin họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh;
• Thông tin họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Lưu ý: Người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc một trong các trường hợp sau:

• Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
• Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

2. Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
3. Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
5. Văn bản ủy quyền cho Thu & Partners.

Thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo quy định và nhận kết quả tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện hoạt động.

Thời hạn hoàn thành thủ tục cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện

03 – 05 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ cấp giấy chứng nhận.

Công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia doanh nghiệp về văn phòng đại diện

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần công bố thông tin đăng ký hoạt động trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.